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Dokumentverwaltung Anleitung (Docman)

 

Anleitung zur Dokumentverwaltung

Ausgangslage im FrontEnd als eingeloggt! Auf der Webseite unter Downloads (Dokumentverwaltung)

 



Inhalt:

1.
Neues Dokument hochladen
2. Bestehendes Dokument updaten (austauschen)
3. Dokumentbeschreibung editieren
4. Neue Kategorie erstellen
5. Alle Dokumente Verwalten, Publizieren, Freigeben, löschen etc.

 

 

1. Neues Dokument hochladen
 
1.1 Wählen Sie folgendes Symbol "Dokument vorschlagen"

Wählen Sie "Neues Dokument vorschlagen" und wählen Sie die Option "Datei von lokalem Rechner hochladen"

Wählen Sie die gewünschte Datei:
(nur folgende Formate möglich: .zip|.rar|.pdf|.txt|.doc|.xls) Dateigrösse max. 2000KB)

Wählen Sie anschliessen den Button "Hochladen".
 

Hinweis: Der Upload kann je nach Internetgeschwindigkeit längere zeit andauern. Unterbrechen Sie den Vorgang nicht und wählen Sie nur einmal "Hochladen"!

1.2 Benennen Sie den Titel des Dokumentes und wählen Sie die Kategorie. Sie können optional ein Datum definieren sowie eine Beschreibung zum Dokument eintragen.

 
WICHITG! Das Dokument MUSS Freigegeben werden bevor Sie Speichern!
(Ansonsten verschwindet es vom Frontend und muss im Backend Freigeschalten werden)
 
Wählen Sie ganz unten "Freigegeben" JA
 

1.3 Wählen Sie zum Schluss "Speichern"

 
Nach dem Speichern müssen Sie das neue "Dokument" nochmals "Veröffentlichen" indem Sie auf den Button "Veröffentlichen" klicken.
 
 
Fertig - Melden Sie sich ordentlich von der Seite ab "Login - abmelden".
 
[nach oben]

2. Bestehendes Dokument updaten (austauschen)
 
Um ein Dokument auszutauschen wählen Sie den Button "Updaten"
 
 
2.1 Wählen Sie "Datei von lokalem Rechner hochladen"
 
Wählen Sie die gewünschte Datei die Sie "hochladen" möchten auf Ihrem lokalen Rechner aus.
 
 
 

Hinweis: Der Upload kann je nach Internetgeschwindigkeit längere zeit andauern. Unterbrechen Sie den Vorgang nicht und wählen Sie nur einmal "Hochladen"!

2.2 Nach dem upload haben Sie haben die möglichkeit den Titel, Datum und Beschreibung zu editieren.
 
WICHITG! Das Dokument MUSS Freigegeben werden bevor Sie Speichern!
(Ansonsten verschwindet es vom Frontend und muss im Backend Freigeschalten werden)
 
 
Wählen Sie "Speichern" (oben Button)
 
2.3 Zum Schluss müssen Sie das ganze noch bestätigen, indem Sie den Button "Veröffentlichen" anwählen.
 
Fertig - Melden Sie sich ordentlich von der Seite ab "Login - abmelden".
 
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3. Dokumentbeschreibung editieren
 
Mit der Funktion Dokument ändern, können Sie die Beschreibung des Dokumentes editieren, ohne dass Sie ein anderes Dokument hochladen müssen.
 
 

Nach der änderung müssen Sie wiederum Speichern
und die änderung bestätigen.

Fertig - Melden Sie sich ordentlich von der Seite ab "Login - abmelden".
 
[nach oben]
 

4. Neue Kategorie erstellen
 
Um eine Neue Kategorie zu erstellen, müssen Sie sich im Backend einloggen.
[Anleitung Backend login]
 
4.1 Wählen Sie "Components - Docman - Kategorie"
 
 
Sie gelangen nun in die Kategorienübersicht.
4.2 Wählen Sie den Button "Neu" um eine neue Kategorie zu erstellen.
 
 
4.3 Bennen Sie die "Kategorie Titel" und "Kategorie Name" (könnne beide dasselbe beinhalten). Die Beschreibung ist optional.
 
 
Klicken Sie anschliessend auf auf "Speichern"
 
Fertig.
 
Fertig - Melden Sie sich ordentlich von der Seite ab "Login - abmelden".
 
[nach oben]
 

Alle Dokumente Verwalten - Veröffentlichen, löschen, etc.
 
Um eine Dokumente zu Verwalten, müssen Sie sich im Backend einloggen.
[Anleitung Backend login]
 
5.1 Wählen Sie "Components - Docman - Dokumente"
 
 
Hier können Sie alte Dokumente löschen, editieren oder im Frontend "nicht freigegebene" wieder freigeben.
 
 
Dokumente mit dem X sind nicht veröffentlicht. Um diese zu veröffentlichen genügt es einfach das X anzuklicken.
 
 
Fertig - Melden Sie sich ordentlich von der Seite ab "Login - abmelden".
 
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